Se også juridisk information og listen over underdatabehandlere.

Disse betingelser er ens for alle kunder og ændres ikke fra sag til sag. Hvad kunden konkret får leveret — ydelser, moduler, niveauer, omfang, priser og perioder — står i den aftale, kunden og Sustainor A/S har indgået. Betingelserne her regulerer alt det, der ikke står der.

§ 1 Aftalegrundlaget

»Aftalen« er den aftale, kunden og Sustainor A/S har indgået om konkrete ydelser. Det kan være et underskrevet tilbud, en ordrebekræftelse, en abonnementsaftale eller en tilmelding. Aftalen fastlægger blandt andet hvilke ydelser kunden får, i hvilket omfang og på hvilket niveau, hvad de koster, hvor mange brugere og lokationer der er omfattet, samt hvilke perioder og frister der gælder.

Disse standardbetingelser og deres bilag gælder for alt, hvad Sustainor A/S leverer, og er en integreret del af Aftalen.

Ved uoverensstemmelse vægter dokumenterne i denne rækkefølge: 1) Aftalen, 2) standardbetingelserne, 3) bilagene. Bilag C har dog altid forrang for behandling af personoplysninger.

Kundens egne indkøbs- eller aftalebetingelser gælder ikke, uanset om der henvises til dem i en ordre, en mail, et udbudsmateriale eller lignende, medmindre Sustainor A/S skriftligt har accepteret dem.

Hvor der i disse betingelser står »medmindre andet fremgår af Aftalen«, kan Aftalen fastsætte noget andet. Hvor det ikke står, gælder betingelsen ubetinget.

§ 2 Definitioner

»Sustainor A/S« er selskabet, der leverer ydelserne.

»Sustainor« er den software, Sustainor A/S stiller til rådighed via internettet. Står der »Sustainor« alene, menes softwaren. Står der »Sustainor A/S«, menes selskabet.

»Ydelser« er alt, hvad Sustainor A/S leverer efter Aftalen, herunder blandt andet rådgivning, adgang til Sustainor, rapportering, medarbejderundersøgelser, undervisning samt løbende support og abonnement.

»Kundedata« er de data og oplysninger, kunden stiller til rådighed, eller som Sustainor A/S på kundens vegne lægger ind i eller udregner via Sustainor.

»Leverance« er et konkret resultat, Sustainor A/S afleverer, for eksempel en rapport, en analyse, et datasæt eller et udkast til en politik.

»Skriftligt« omfatter e-mail til den kontaktperson, der er anført i Aftalen, samt beskeder sendt via Sustainor. Sms og chatbeskeder er ikke skriftligt. Opsigelse og ophævelse skal sendes på en måde, hvor modtagelsen kan dokumenteres.

»Arbejdsdag« er mandag til fredag kl. 8.00-16.00 dansk tid. Helligdage, 24. december, 31. december og 5. juni regnes ikke med.

§ 3 Levering af ydelser

Sustainor A/S leverer ydelserne fagligt forsvarligt og med den omhu, der kan forventes af en professionel rådgiver på området.

Sustainor A/S bestemmer selv, hvilke medarbejdere der løser opgaven, og kan bruge underleverandører, jf. § 15. Er en bestemt medarbejder aftalt, søger Sustainor A/S at fastholde vedkommende, men kan udskifte medarbejderen med en tilsvarende kvalificeret, hvis det er nødvendigt.

Tidsplaner er vejledende, medmindre en frist udtrykkeligt er aftalt som bindende.

§ 4 Rådgivning og konsulentydelser

Rådgivning leveres på timebasis eller til fast pris efter Aftalen.

Ved timebasis registreres tid pr. påbegyndt 15 minutter. Et estimat er vejledende og ikke bindende. Kan Sustainor A/S se, at et estimat vil blive overskredet med mere end 20 %, orienterer Sustainor A/S kunden, inden arbejdet fortsætter.

Transport afregnes efter statens takster. Rejsetid faktureres med 50% af standard timesats. Udlæg over 2.000 kr. aftales på forhånd og faktureres videre uden avance.

Aflyser kunden et aftalt møde senere end 2 arbejdsdage før, faktureres den afsatte tid. For kurser og workshops gælder § 6.

§ 5 Sustainor — software og abonnement

Kunden får en ikke-eksklusiv brugsret til Sustainor i abonnementsperioden. Retten kan ikke overdrages eller fremlejes og gælder kun kundens eget brug og det antal brugere og lokationer, Aftalen omfatter.

Brugere er navngivne, og login må ikke deles. Kunden er ansvarlig for, hvad der sker under kundens brugerkonti, og for at lukke adgangen for medarbejdere, der ikke længere skal have den.

Kunden må ikke forsøge at kopiere, dekompilere eller udlede Sustainors kildekode, bruge Sustainor til at udvikle et konkurrerende produkt eller stille Sustainor til rådighed for tredjepart som en tjeneste.

Sustainor A/S udvikler løbende Sustainor og kan ændre funktioner. Ændringer, der væsentligt forringer den funktionalitet, kunden betaler for, varsles med mindst 30 dage. Serviceniveauet fremgår af bilag A.

Kunden kan til enhver tid i abonnementsperioden eksportere sine data i et almindeligt anvendt format.

§ 6 Kurser, workshops og undervisning

Indhold, form, varighed og deltagerantal fremgår af Aftalen eller af den kursusbeskrivelse, der hører til.

Tilmeldingen er bindende. Kunden kan frit lade en anden medarbejder deltage i stedet. Aflyser eller udebliver kunden, faktureres den fulde pris, medmindre andet fremgår af Aftalen.

Sustainor A/S kan aflyse eller flytte et kursus ved for få tilmeldte eller ved sygdom hos underviseren. Kunden får i så fald tilbudt en ny dato eller pengene tilbage.

Deltagelse i et kursus er ikke en certificering og udgør ingen dokumentation for, at virksomheden lever op til bestemte krav. Deltagelse giver ikke ret til at bruge Sustainor A/S' navn, logo eller mærker udadtil; sådan brug kræver særskilt skriftlig tilladelse.

§ 7 Rapportering og offentliggørelse

Offentliggør Sustainor A/S en rapport for kunden på en adresse, Sustainor A/S stiller til rådighed, forbliver rapporten tilgængelig i 5 år efter offentliggørelsen, medmindre andet fremgår af Aftalen.

Kunden kan til enhver tid bede om at få en offentliggjort rapport taget ned. Er rapporten offentliggjort i en version, der er beregnet til dokumentation over for revisorer, banker, kunder eller myndigheder, orienterer Sustainor A/S kunden om konsekvenserne, inden den fjernes.

Kunden er ansvarlig for indholdet i det, kunden offentliggør, jf. § 10.

§ 8 Kundens medvirken

Kunden leverer de oplysninger, data og adgange, Sustainor A/S har brug for, rettidigt og i den aftalte form, og udpeger én kontaktperson med beslutningskompetence.

Kunden indestår for, at kundedata er korrekte og fyldestgørende. Sustainor A/S kontrollerer ikke rigtigheden af kundens data, medmindre det udtrykkeligt fremgår af Aftalen.

Skyldes en forsinkelse eller en fejl i en leverance, at kundens data eller medvirken har været mangelfulde eller forsinkede, er Sustainor A/S ikke ansvarlig for det, og Sustainor A/S kan fakturere det ekstra tidsforbrug efter gældende timesats.

Går der mere end 60 sammenhængende dage, hvor kunden trods mindst to skriftlige påmindelser ikke leverer de data, adgange, godkendelser eller den deltagelse, opgaven mangler for at kunne fortsætte, kan Sustainor A/S sætte opgaven i bero. Sustainor A/S giver skriftlig besked, når det sker, og oplyser hvad der mangler.

En opgave i bero genoptages, når kunden skriftligt beder om det, og efter en ny tidsplan, der tager hensyn til Sustainor A/S’ øvrige opgaver. Sker det senere end 6 måneder efter, at opgaven blev sat i bero, kan Sustainor A/S betinge genoptagelsen af en ny aftale om omfang og pris.

Rater, abonnement og andre beløb, der er faktureret inden opgaven blev sat i bero, refunderes ikke. Er opgaven ikke genoptaget 12 måneder efter, at den blev sat i bero, anses den som afsluttet, og Sustainor A/S kan fakturere udført arbejde, der endnu ikke er faktureret.

§ 9 Priser, fakturering og betaling

Alle priser er i danske kroner og ekskl. moms.

Medmindre andet fremgår af Aftalen faktureres abonnement forud for 12 måneder ad gangen, timebaseret arbejde månedsvis bagud, og fastprisopgaver efter Aftalens betalingsplan.

Betalingsfristen er 8 dage netto fra fakturadato. Ved for sen betaling påløber renter efter renteloven, og Sustainor A/S kan opkræve rykkergebyr efter samme lov.

Priserne kan reguleres én gang årligt pr. 1. januar med udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks, dog med mindst 2 %. Andre prisændringer varsles skriftligt med mindst 60 dage og giver kunden ret til at opsige den berørte ydelse til den dag, ændringen træder i kraft.

Er en faktura mere end 30 dage overskredet, og har Sustainor A/S sendt en skriftlig påmindelse med mindst 10 dages frist, kan Sustainor A/S suspendere adgangen til Sustainor og standse igangværende arbejde, indtil der er betalt. Suspension fritager ikke kunden for at betale for perioden.

§ 10 Rådgivningens karakter

Sustainor A/S er rådgiver. Sustainor A/S er ikke revisor, og en leverance fra Sustainor A/S er ikke en revisorerklæring eller anden erklæring med sikkerhed. Sustainor A/S' arbejde erstatter ikke revision, juridisk rådgivning eller ekstern verifikation, hvor sådan er påkrævet.

Rådgivningen bygger på de regler, standarder og fortolkninger, der er kendt på leveringstidspunktet. Regulering på ESG-området ændrer sig løbende, og Sustainor A/S har ikke pligt til at opdatere en allerede leveret leverance, medmindre det fremgår af Aftalen.

Kunden er selv ansvarlig for indholdet i det materiale, kunden offentliggør eller sender videre, også når materialet er udarbejdet med Sustainor A/S' bistand, og træffer selv sine forretningsmæssige beslutninger.

§ 11 Rettigheder

Kunden ejer sine egne data.

Når en leverance er betalt, får kunden en ubegrænset og tidsubegrænset ret til at bruge den i sin egen virksomhed, herunder til at offentliggøre den og sende den videre til kunder, banker, myndigheder og andre, der beder om den.

Sustainor A/S bevarer alle rettigheder til Sustainor, metoder, modeller, beregningsværktøjer, skabeloner og generel know-how, også når disse er videreudviklet under opgaven. Kunden får ingen rettigheder hertil ud over den brugsret, Aftalen giver.

Kunden må ikke sælge Sustainor A/S' skabeloner og værktøjer videre eller stille dem til rådighed for tredjepart som selvstændige produkter – betalt eller ubetalt.

Sustainor A/S må frit bruge den generelle erfaring og viden, medarbejderne opnår, så længe det sker uden at videregive fortrolige oplysninger, jf. bilag B.

§ 12 Fortrolighed og personoplysninger

Parterne er gensidigt forpligtet til fortrolighed efter bilag B.

Begge parter overholder databeskyttelsesforordningen (GDPR) og dansk databeskyttelseslovgivning. Behandler Sustainor A/S personoplysninger på kundens vegne, sker det efter databehandleraftalen i bilag C. Kunden er dataansvarlig, og Sustainor A/S er databehandler.

§ 13 Ansvar

Parterne er ansvarlige efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger af denne paragraf.

Ingen af parterne er ansvarlige for indirekte tab, herunder driftstab, avancetab, tab af goodwill, tab af forventet besparelse, tab af data eller bøder og sanktioner pålagt af en myndighed.

Sustainor A/S' samlede ansvar over for kunden er pr. kalenderår begrænset til det beløb, kunden har betalt Sustainor A/S i de forudgående 12 måneder, dog højst 500.000 kr.

Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed, ved brud på fortrolighed, ved krænkelse af tredjemands rettigheder, ved personskade eller i øvrigt hvor ansvar ikke kan begrænses efter dansk ret.

Kunden skal gøre et krav gældende skriftligt uden ugrundet ophold, efter at kunden er eller burde være blevet opmærksom på forholdet, og senest 12 måneder efter at leverancen er afleveret.

Sustainor A/S har en professionel ansvarsforsikring og dokumenterer den på anmodning.

§ 14 Force majeure

Ingen part er ansvarlig for manglende opfyldelse, der skyldes forhold uden for partens kontrol, som parten ikke burde have forudset eller undgået, herunder krig, naturkatastrofer, brand, strejke, epidemi, myndighedsindgreb, større nedbrud hos internetudbydere eller cloud-leverandører samt cyberangreb, der ikke kunne afværges med rimelige sikkerhedsforanstaltninger.

Den ramte part orienterer den anden part hurtigst muligt. Varer forholdet mere end 60 dage, kan begge parter opsige den berørte ydelse uden varsel og uden erstatningsansvar.

§ 15 Underleverandører og medarbejdere

Sustainor A/S kan bruge underleverandører og hæfter for deres arbejde som for sit eget. Underdatabehandlere er reguleret i bilag C.

Ingen af parterne må, mens Aftalen løber og i 12 måneder efter dens ophør, aktivt søge at rekruttere en medarbejder hos den anden part, som har været direkte involveret i leveringen efter Aftalen. Forpligtelsen gælder begge veje.

Almindelige jobopslag, der ikke er rettet mod bestemte medarbejdere, er ikke omfattet. Det samme gælder, hvor medarbejderen selv og uopfordret har rettet henvendelse, eller hvor den anden part skriftligt har givet samtykke.

Overtrædelse udløser en konventionalbod svarende til 6 måneders bruttoløn for den pågældende medarbejder opgjort på fratrædelsestidspunktet. Boden forfalder ved hver enkelt overtrædelse. Betaling af boden bringer ikke overtrædelsen til ophør og fritager ikke den overtrædende part for at bringe forholdet i orden. Boden afskærer ikke den krænkede part fra at kræve erstatning for et dokumenteret tab, der overstiger boden.

§ 16 Referencer

Sustainor A/S må nævne kunden som kunde med navn og logo på hjemmeside, i tilbudsmateriale og på sociale medier, medmindre kunden skriftligt frabeder sig det. En egentlig case eller et citat kræver kundens forudgående skriftlige godkendelse.

§ 17 Varighed og opsigelse

Bindingsperioder, fornyelse og opsigelsesvarsler fremgår af Aftalen.

Fremgår det ikke af Aftalen, gælder følgende: løbende abonnement løber i 12 måneder og fornyes automatisk med 12 måneder ad gangen, medmindre en part opsiger skriftligt med mindst 14 dages varsel til periodens udløb. Timebaseret rådgivning uden fast omfang kan opsiges af begge parter med 30 dages skriftligt varsel, og kunden betaler for udført arbejde og for forpligtelser, Sustainor A/S allerede har påtaget sig over for tredjepart i kundens interesse. Fastprisopgaver løber, indtil opgaven er leveret, jf. dog § 8 om opgaver, der sættes i bero; opsiger kunden inden, betales den forholdsmæssige del plus dokumenterede omkostninger.

§ 18 Misligholdelse

Ved misligholdelse giver den anden part skriftlig besked og en rimelig frist på mindst 20 arbejdsdage til at rette op.

Er misligholdelsen væsentlig, eller er den ikke rettet inden fristen, kan den anden part ophæve Aftalen eller den berørte ydelse med skriftligt varsel. Ophævelse påvirker ikke krav, der er opstået inden ophævelsen.

Manglende betaling, der er mere end 60 dage overskredet efter påmindelse, er altid væsentlig misligholdelse.

§ 19 Ophør — data og eksport

Ved ophør lukkes adgangen til Sustainor ved udløbet af den betalte periode.

Kunden kan i 30 dage efter ophør bede om et samlet udtræk af sine data. Fristen gælder kundens anmodning, ikke selve sletningen. Sustainor A/S sletter herefter kundedata senest 90 dage efter ophøret, jf. C.11, dog med de undtagelser der følger af bogføringsloven og af Sustainor A/S’ pligt til at kunne dokumentere leveret rådgivning.

§ 20 Overdragelse

Sustainor A/S kan overdrage Aftalen til et koncernforbundet selskab eller som led i en virksomhedsoverdragelse. Kunden kan ikke overdrage Aftalen uden Sustainor A/S' skriftlige samtykke, som ikke må nægtes uden saglig grund.

§ 21 Ændring af betingelserne

Sustainor A/S kan ændre disse standardbetingelser og bilag A med mindst 60 dages skriftligt varsel. Er en ændring væsentlig og til ugunst for kunden, kan kunden opsige den berørte ydelse til den dag, ændringen træder i kraft.

Ændringer, der er nødvendige for at opfylde lovgivning eller et påbud fra en myndighed, kan gennemføres med kortere varsel.

Den til enhver tid gældende version er tilgængelig på sustainor.eu/betingelser med angivelse af versionsnummer og dato.

§ 22 Ugyldighed

Er en bestemmelse i disse standardbetingelser helt eller delvis ugyldig eller uden retsvirkning, berører det ikke de øvrige bestemmelser. Den ugyldige bestemmelse erstattes af en gyldig bestemmelse, der ligger så tæt som muligt på det, parterne har tilsigtet.

§ 23 Lovvalg og tvister

Aftalen er underlagt dansk ret. Internationale lovvalgsregler og CISG gælder ikke.

Opstår der uenighed, søger parterne først at løse den ved forhandling mellem personer med beslutningskompetence. Lykkes det ikke inden 30 dage, afgøres sagen ved Retten i Aarhus som første instans.

§ 24 Accept

Kunden accepterer disse standardbetingelser ved at underskrive Aftalen, ved at underskrive dette dokument elektronisk eller ved at tage ydelserne i brug. Henviser Aftalen til betingelserne, anses kunden for at have modtaget og accepteret den version, der var gældende på Aftalens dato.

Underskrift sker elektronisk. En elektronisk underskrift har samme retsvirkning som en fysisk underskrift, jf. eIDAS-forordningen. Parterne accepterer, at underskriftslog og tidsstempel dokumenterer, hvem der har underskrevet, hvad der er underskrevet, og hvornår. Sustainor A/S opbevarer dokumentationen, så længe Aftalen løber, og i 5 år derefter.

§ 25 Bilag

• Bilag A — Serviceniveau. Gælder ved abonnement på Sustainor.
• Bilag B — Gensidig fortrolighedsaftale.
• Bilag C — Databehandleraftale.

Bilag A — Serviceniveau

Bilaget gælder, hvor Aftalen omfatter abonnement på Sustainor. »SLA« står for Service Level Agreement og er den aftale, der fastlægger, hvor meget driftssikkerhed og support kunden kan regne med.

A.1 Tilgængelighed

Sustainor A/S tilstræber en tilgængelighed på mindst 99,5 % pr. kalendermåned.

Tilgængelighed opgøres som antal minutter i måneden minus nedetid, divideret med antal minutter i måneden. Planlagt vedligehold efter A.4 og undtagelserne i A.6 regnes ikke som nedetid.

A.2 Support

Support kontaktes via Sustainor eller på den supportadresse, Sustainor A/S oplyser. Supporten er bemandet på arbejdsdage kl. 9.00-16.00.

A.3 Prioriteter og reaktionstider

Reaktionstiden regnes fra det tidspunkt, henvendelsen er modtaget inden for supportens åbningstid. Sustainor A/S fastsætter prioriteten ud fra kriterierne ovenfor.

A.4 Planlagt vedligehold

Planlagt vedligehold varsles med mindst 5 arbejdsdage og lægges uden for arbejdsdage kl. 8.00-17.00. Planlagt vedligehold udgør højst 4 timer pr. kalendermåned.

Akutte sikkerhedsopdateringer kan gennemføres uden varsel. Kunden orienteres hurtigst muligt.

A.5 Backup og gendannelse

Der tages backup af kundedata mindst én gang i døgnet. Backup opbevares i 30 dage, og der holdes en kopi, der ikke kan ændres eller slettes i opbevaringsperioden.

Ved et nedbrud er målet, at der højst mistes 24 timers data, og at driften er genetableret inden 8 arbejdstimer.

A.6 Undtagelser

Følgende regnes ikke som nedetid og udløser ikke servicekredit:

• Fejl i kundens eget udstyr, netværk eller internetforbindelse.
• Kundens brug af Sustainor i strid med Aftalen eller vejledningerne.
• Nedbrud hos tredjepartstjenester uden for Sustainor A/S' kontrol, som ikke kunne afværges med rimelige foranstaltninger.
• Force majeure, jf. § 14.
• Suspension på grund af manglende betaling, jf. § 9.

A.7 Servicekredit

Er tilgængeligheden i en kalendermåned lavere end 99,5 %, kan kunden få en servicekredit på 10 % af månedens abonnementsbeløb for hvert påbegyndt hele procentpoint under målet, dog højst 50 % af månedens beløb.

Kunden skal gøre kravet gældende skriftligt senest 60 dage efter månedens udløb. Servicekreditten modregnes i næste faktura og er kundens eneste beføjelse ved manglende tilgængelighed.

Ligger tilgængeligheden under 95 % i tre på hinanden følgende kalendermåneder, kan kunden opsige abonnementet uden varsel og få den forudbetalte, ikke-forbrugte del tilbage.

A.8 Sikkerhed

Data krypteres under transport og ved opbevaring. Adgang styres pr. bruger og logges. Sustainor A/S gennemgår mindst én gang årligt sine sikkerhedsforanstaltninger og retter op på det, gennemgangen viser.

Bilag B — Gensidig fortrolighedsaftale

B.1 Hvad der er fortroligt

Fortrolige oplysninger er alle oplysninger, en part får om den anden part i forbindelse med Aftalen, uanset om de er mundtlige, skriftlige eller elektroniske, og uanset om de er mærket som fortrolige.

Det omfatter blandt andet forretningsplaner, priser og kalkulationer, kundelister, leverandøraftaler, tekniske løsninger, kildekode, ESG-data, miljø- og energidata, medarbejderforhold samt alt materiale udarbejdet under Aftalen.

B.2 Forpligtelsen

Hver part bruger kun den anden parts fortrolige oplysninger til at opfylde Aftalen og beskytter dem mindst lige så godt som sine egne, dog altid med rimelig omhu.

Oplysningerne må kun deles internt med de medarbejdere, rådgivere og underleverandører, der har brug for dem, og som er underlagt en tilsvarende tavshedspligt. Parten hæfter for disse personers overholdelse.

B.3 Undtagelser

Fortroligheden gælder ikke oplysninger, som:

• var eller bliver offentligt kendt uden brud på denne aftale,
• parten allerede lovligt var i besiddelse af, uden en tavshedspligt,
• parten modtager fra en tredjepart, der lovligt kan videregive dem,
• parten selvstændigt har udviklet uden brug af den anden parts oplysninger, eller
• skal videregives efter lov, retskendelse eller påbud fra en myndighed. Parten orienterer i så fald den anden part på forhånd, hvis det er lovligt og praktisk muligt, og videregiver kun det nødvendige.

B.4 Varighed

Fortroligheden gælder, mens Aftalen løber, og i 3 år efter dens ophør. For oplysninger, der udgør forretningshemmeligheder efter lov om forretningshemmeligheder, gælder fortroligheden, så længe oplysningerne har karakter af forretningshemmelighed.

B.5 Tilbagelevering og sletning

Ved ophør leverer eller sletter hver part på anmodning den anden parts fortrolige materiale. Parterne må dog beholde kopier i automatiske sikkerhedskopier og materiale, der skal opbevares efter lov, herunder bogføringsloven. Materiale, der beholdes, er fortsat omfattet af fortroligheden.

B.6 Ingen rettigheder

Adgang til fortrolige oplysninger giver ingen ejendomsret, licens eller anden rettighed til dem.

B.7 Brud

Ved brud kan den krænkede part kræve erstatning efter dansk rets almindelige regler og nedlægge fogedforbud. Ansvarsbegrænsningen i § 13 gælder ikke ved brud på fortroligheden.

Bilag C — Databehandleraftale

Bilaget opfylder kravet om en skriftlig databehandleraftale i databeskyttelsesforordningens artikel 28. »GDPR« er EU's databeskyttelsesforordning.

C.1 Roller

Kunden er dataansvarlig og bestemmer, hvorfor og hvordan personoplysningerne behandles. Sustainor A/S er databehandler og behandler kun oplysningerne på kundens vegne.

C.2 Instruks

Sustainor A/S behandler kun personoplysninger efter kundens dokumenterede instruks. Dette bilag, Aftalen og den funktionalitet, kunden bruger i Sustainor, udgør tilsammen instruksen.

Mener Sustainor A/S, at en instruks er i strid med GDPR eller anden databeskyttelseslovgivning, giver Sustainor A/S kunden besked med det samme og kan afvise at udføre den.

C.3 Behandlingens genstand, varighed, karakter og formål

C.4 Særlige kategorier og medarbejderundersøgelser

Omfatter Aftalen rapportering af arbejdsmiljø- eller sociale nøgletal, kan behandlingen involvere helbredsoplysninger, herunder sygefravær, arbejdsulykker og arbejdsskader. Helbredsoplysninger er en særlig kategori efter GDPR artikel 9 og behandles efter reglerne i denne bestemmelse.

Oplysningerne leveres og behandles som udgangspunkt i aggregeret eller anonymiseret form, for eksempel som fraværsprocent, antal ulykker eller ulykkesfrekvens. Kan et nøgletal opgøres, uden at enkeltpersoner kan identificeres, leveres det på den måde.

Medarbejderundersøgelser, herunder medarbejdertilfredshedsundersøgelser (MTU), arbejdspladsvurdering (APV) samt trivsels- og diversitetsmålinger, gennemføres som udgangspunkt anonymt. Sustainor A/S modtager i så fald kun besvarelser, der ikke kan henføres til enkeltpersoner.

Resultater opgøres kun på en undergruppe, hvis gruppen tæller mindst 5 besvarelser. Er gruppen mindre, lægges den sammen med en anden eller udelades. Det gælder også kombinationer af baggrundsoplysninger, der tilsammen kan udpege en enkelt medarbejder.

Oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, race og etnisk oprindelse, religiøs, politisk eller filosofisk overbevisning og seksuelle forhold indhentes kun, hvor besvarelsen er frivillig, hvor spørgsmålet kan springes over uden konsekvens for medarbejderen, og hvor der foreligger udtrykkeligt samtykke efter GDPR artikel 9, stk. 2, litra a. Kunden er ansvarlig for at indhente og kunne dokumentere samtykket og for at oplyse, at det kan trækkes tilbage.

Fritekstsvar kan indeholde oplysninger, medarbejderen selv vælger at give, herunder om helbred, kolleger eller ledelsen. Sustainor A/S gengiver ikke fritekstsvar i en form, hvor forfatteren eller omtalte personer kan identificeres, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af Aftalen. Indeholder et svar oplysninger om alvorlige forhold, som kunden efter loven skal handle på, orienterer Sustainor A/S kunden uden at videregive identificerende oplysninger.

Særlige kategorier af oplysninger på individniveau behandles ikke i tjenester til automatiseret tekst- eller dataanalyse, herunder sprogmodeller og andre AI-tjenester, og overføres ikke til lande uden for EU og EØS. Skal sådanne tjenester anvendes på arbejdsmiljødata eller besvarelser fra medarbejderundersøgelser, sker det udelukkende på aggregerede eller anonymiserede data, hvor enkeltpersoner ikke kan identificeres.

Oplysninger på individniveau behandles kun, hvor det er nødvendigt for den aftalte ydelse, og kun i det omfang det fremgår af Aftalen eller af kundens dokumenterede instruks.

Kunden er som dataansvarlig ansvarlig for, at der foreligger et gyldigt behandlingsgrundlag, herunder efter GDPR artikel 9, stk. 2, litra b, om forpligtelser i arbejds-, sundheds- og socialretten eller efter litra a om udtrykkeligt samtykke, og for at opfylde oplysningspligten over for de registrerede.

Behandles helbredsoplysninger på individniveau, gennemfører Sustainor A/S skærpede foranstaltninger: adgangen begrænses til de navngivne medarbejdere, der har et konkret behov, adgang logges særskilt, og oplysningerne holdes adskilt fra øvrige kundedata. Oplysningerne indgår ikke i offentliggjorte rapporter i en form, hvor enkeltpersoner kan identificeres.

Behandling af helbredsoplysninger på individniveau vil ofte kræve en konsekvensanalyse efter GDPR artikel 35. Sustainor A/S bistår kunden med den, jf. C.9.

C.5 Fortrolighed

Sustainor A/S sikrer, at kun de medarbejdere, der har brug for det, har adgang til personoplysningerne, og at de er underlagt tavshedspligt.

C.6 Sikkerhed

Sustainor A/S gennemfører passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger efter GDPR artikel 32, herunder kryptering under transport og ved opbevaring, adgangsstyring efter behov, logning af adgang, backup efter bilag A og regelmæssig test af foranstaltningerne. Behandles særlige kategorier af oplysninger, jf. C.4, gennemføres de skærpede foranstaltninger, der er beskrevet dér. Niveauet fastlægges ud fra risikoen for de registrerede.

C.7 Underdatabehandlere

Kunden giver hermed en generel godkendelse til, at Sustainor A/S bruger underdatabehandlere.

Den til enhver tid gældende liste over godkendte underdatabehandlere er tilgængelig på sustainor.eu/underdatabehandlere med angivelse af ydelse, placering af data og overførselsgrundlag. Kunden kan tilmelde sig besked ved ændringer.

Sustainor A/S pålægger hver underdatabehandler de samme forpligtelser som i dette bilag og hæfter over for kunden for underdatabehandlerens behandling.

Tilføjes eller udskiftes en underdatabehandler, varsles kunden skriftligt med mindst 30 dage. Kunden kan inden fristen gøre skriftlig og saglig indsigelse. Fastholder Sustainor A/S ændringen, kan kunden opsige den berørte ydelse til den dag, ændringen træder i kraft, og få den forudbetalte, ikke-forbrugte del tilbage.

Anvender Sustainor A/S tjenester til automatiseret tekst- eller dataanalyse, herunder sprogmodeller, fremgår de af underdatabehandlerlisten på lige fod med øvrige underdatabehandlere. Sustainor A/S anvender kun sådanne tjenester på kommercielle vilkår, hvor leverandøren kontraktuelt er afskåret fra at bruge kundens data til at træne modeller.

C.8 Overførsel til lande uden for EU og EØS

Personoplysninger opbevares og behandles som udgangspunkt inden for EU og EØS.

Sker der overførsel til et land uden for EU og EØS, må det kun ske på et gyldigt overførselsgrundlag, herunder en tilstrækkelighedsafgørelse fra EU-Kommissionen eller EU's standardkontraktbestemmelser med de nødvendige supplerende foranstaltninger. Grundlaget fremgår af underdatabehandlerlisten.

Uanset ovenstående overføres særlige kategorier af oplysninger på individniveau ikke til lande uden for EU og EØS, jf. C.4.

C.9 Bistand til kunden

Sustainor A/S bistår kunden med at besvare anmodninger fra registrerede om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet. Modtager Sustainor A/S en sådan anmodning direkte, videresendes den til kunden uden at blive besvaret.

Sustainor A/S bistår desuden med konsekvensanalyser og forudgående høring efter GDPR artikel 35 og 36 i det omfang, det er relevant. Bistand ud over det, GDPR kræver, kan faktureres efter gældende timesats efter forudgående aftale.

C.10 Brud på persondatasikkerheden

Bliver Sustainor A/S opmærksom på et brud på persondatasikkerheden, underrettes kunden uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter, at Sustainor A/S er blevet opmærksom på det.

Underretningen indeholder de oplysninger, kunden har brug for til sin egen anmeldelse til Datatilsynet, i det omfang de er kendt. Sustainor A/S bistår med at afgrænse og afhjælpe bruddet.

C.11 Dokumentation, audit og sletning

Sustainor A/S stiller på anmodning den dokumentation til rådighed, der er nødvendig for at vise, at forpligtelserne i dette bilag overholdes.

Kunden kan én gang årligt gennemføre en audit, enten som skriftlig gennemgang eller ved besøg. Besøg varsles med mindst 30 dage, planlægges så driften forstyrres mindst muligt, og gennemføres for kundens regning. Auditor skal underskrive en fortrolighedserklæring.

Ved Aftalens ophør sletter eller tilbageleverer Sustainor A/S efter kundens valg alle personoplysninger senest 90 dage efter ophøret. Sustainor A/S kan dog opbevare oplysninger, hvor lovgivningen kræver det, herunder bogføringsloven, og i det omfang det er nødvendigt for at dokumentere leveret rådgivning. Oplysninger, der beholdes, behandles fortsat efter dette bilag.

C.12 Ansvar

Ansvar over for registrerede og over for tilsynsmyndigheder følger GDPR artikel 82 og kan ikke begrænses ved denne aftale. Ansvarsbegrænsningen i § 13 gælder alene parternes indbyrdes regreskrav og kun i det omfang, det er lovligt.

Tilbage til indhold